Dwie najprostsze metody, instrukcje krok po kroku, porady...

lista mailingowa
Krzysztof Wojteczko

Krzysztof Wojteczko

Lista mailingowa – jak ją założyć i jak o nią dbać aby była skuteczna

Ostatnia aktualizacja

Lista mailingowa niektórym kojarzy się z przeżytkiem, zwłaszcza w świcie ogarniętym przez wszędobylskie media społecznościowe, ale czy faktycznie nim jest? Doświadczenia marketerów, także moje wyraźnie wskazują na to, że mailing wciąż jest ważnym elementem każdej strategii marketingowej i nie można go pominąć jeśli chcemy skutecznie docierać do Klientów i podbijać sprzedaż. Wiele się jednak zmieniło na przestrzeni lat. Dawniej listy mailingowe wykorzystywane były głównie do wysyłania jednorazowych powiadomień np. o promocjach w sklepie internetowym, dziś z kolei narzędzie to przede wszystkim ma za zadanie podtrzymywać kontakt, ocieplać relacje i dopiero gdzieś na końcu niejako przy okazji sprzedawać. Na kanwie tego trendu zrodziła się tzw. automatyzacja marketingu, która tradycyjny mailing przeobraziła w wiele mniejszych procesów mailingowych, których zadaniem jest dostarczenie odbiorcy treści, które mogą go w danym momencie najbardziej zainteresować. Do automatyzacji jeszcze dojdziemy.

Lista mailingowa - jak to się zaczynało?

Pierwsze listy mailingowe, to zwykłe maile wysyłane za pośrednictwem klienta pocztowego, ale adresowane do wielu odbiorców. W sumie to nawet obecnie zdarza mi się otrzymać od kogoś tego typu “mailing”, gdzie mam wgląd we wszystkich adresatów, a dziś także moja kochana małżonka dostała coś podobnego od szanującej się firmy szkoleniowej. Co na to RODO? Hmmm przemilczmy. Przynajmniej dzięki temu powstał ten artykuł :)

Okazało się, że ta forma wysyłki ma sporo wad i ograniczeń. Zaczęły więc pojawiać się najpierw proste potem coraz bardziej złożone skrypty, które umożliwiały rozsyłanie mailingu do dużej liczny odbiorców rozkładając go w czasie tak aby nie bombardować serwerów pocztowych. No i każdy odbiorca figurował jako jedyny adresat danego maila, co wzbudzało większe zaufanie i było elementem raczkującej personalizacji :)

Często do tego celu wykorzystywało się także listy dyskusyjne np. Mailman’a, które co prawda z założenia miały inne przeznaczenie, ale śmiało można je było wykorzystywać do typowego mailingu. Pamiętam gdy jeszcze pracowałem w teatrze używaliśmy go do wewnętrznej komunikacji i sprawdzał się rewelacyjnie. Te skrypty wciąż funkcjonują, ale dziś raczej mało kto chce je wykorzystywać w typowym mailingu ze względu chociażby na brak możliwości dokładnego analizowania zachowań odbiorców czy wdrażania wspomnianej już automatyzacji.

Później przyszła era pierwszych rozwiązań umożliwiających planowanie wysyłki, jednym z bardzo popularnych był i nadal jest skrypt phpList, który powstał w 2000 roku i do dziś jest rozwijany. Instalowało się ten lub podobny mechanizm na koncie hostingowym, importowało do niego listę adresów email i wysyłka szła. Gdy jednak Internet został zalany falą spamu uprawianego z jednej strony przez świadomych tego czynu jak również nieświadomych, którzy dysponując bazami adresów nie widzieli nic złego w ich wykorzystywaniu, rozpoczęła się ostra walka operatorów usług poczty elektronicznej z podobnymi praktykami. Również sami odbiorcy stawali się coraz bardziej odporni na treści jakie otrzymywali, co w prostej linii zaowocowało drastycznym spadkiem skuteczności tego kanału komunikacji marketingowej. Dlatego dziś wiele osób, które zastanawiają się nad narzędziami wykorzystywanymi w marketingu internetowym sądzi, że mailing nie jest godny uwagi, bo nikt nie będzie chciał czytać tego co prześlą. I wiesz co Ci powiem? Mają 100% racji.

Dziś mailing musi być rozumiany jako forma komunikacji podtrzymującej relacje, musi być narzędziem dającym czytelnikom wartość dodatnią i tylko wtedy gdy tak się dzieje mailing ma szansę wzmacniać zaufanie do nadawcy i w konsekwencji zwiększać sprzedaż, ale ta sprzedaż jest niczym innym jak “efektem ubocznym” podejmowanych działań. Jeśli postrzegasz mailing jako sposób na wysyłkę tylko i wyłącznie twardych informacji handlowych, to faktycznie szanse na to, że przyniesie Ci korzyści są niewielkie.

Walka ze spamem trwa nadal, ale patrząc na różnego rodzaju statystki widać, że skala zjawiska wyraźnie się zmniejsza. Chociażby z danych opublikowanych na statista.com możemy zobaczyć, że jeszcze 4 lata temu, czyli w 2014 roku wolumen spamu w sieci stanowił jakieś 70% całkowitego ruchu związanego z pocztą elektroniczną. Innymi słowy mniej więcej tylko co trzeci mail krążący po sieci nie był spamem. Z kolei patrząc na dane z maja 2018 ten udział spadł do 48% i jestem przekonany, że ów trend będzie się utrzymywał. To świetna wiadomość dla wszystkich parających się email marketingiem, także dla Ciebie.

Automatyzacja mailingu

Dotarliśmy do dnia dzisiejszego, kiedy to mailing jak już wspomniałem służy do podtrzymywania relacji, ale to zadanie nie jest proste ponieważ musisz zadbać o to aby Twoi subskrybenci otrzymywali takie informacje, które trafiają zarówno w czas jak również w potrzebę. Wysyłając mailing w nazwijmy to tradycyjny sposób, nie jesteś w stanie tego zagwarantować. Możesz działać trochę po omacku próbując odgadnąć co odbiorców z Twojej listy może w danym momencie interesować. Skuteczność przyjęcia takiej strategii bardzo często skutkuje po prostu wypisaniem się z listy. Żeby proces uciekania subskrybentów zminimalizować masz do dyspozycji wiele zaawansowanych narzędzi, które potrafią analizować zachowania czytelników nie tylko na podstawie wysyłanych do nich mailingów, ale także Twojej strony i dostarczać im na tej podstawie odpowiednio spersonalizowane treści. Tu zaczyna się wyższa szkoła jazdy, ale jeśli uda Ci się ją opanować skuteczność twoich kampanii mailingowych może Cię mile zaskoczyć.

Lista mailingowa - dlaczego moje maile nie dochodzą?

Pracowałem z wieloma narzędziami, z których każde miało swoje wady i zalety. To co jednak mogę Ci powiedzieć, to to że bez względu na to na jakie rozwiązanie się zdecydujesz, jeśli zaplanujesz swoje działania w sposób przemyślany efekty będą widoczne.

To co cechuje dobre narzędzia do automatyzacji email marketingu, to z jednej strony elastyczność i możliwości z drugiej wysoka dostarczalność wysyłanych maili. I tu na chwilę zatrzymam się przy tym wątku.

Dostarczalność maili

Mail to mail, prawda? Wysyłasz i oczekujesz, że dojdzie do adresata. Okazuje się jednak że nie jest to wcale takie oczywiste. Skanery antyspamowe nie tylko sprawdzają reputację Twojej domeny i adresu IP z jakiego wysyłasz wiadomość, ale także analizują wiele innych czynników technicznych i tu uwaga, także treść wysyłanej wiadomości. Jeśli więc kilka czynników z pozoru nieistotnych nałoży się na siebie Twój mail częściej będzie kwalifikowany jako spam lądując w folderach, do których odbiorcy jeśli w ogóle zaglądają, to robią to bardzo rzadko.

W związku z powyższym dostarczalność jest niezwykle istotnym elementem. Wyobraź sobie, że masz bazę 100 000 subskrybentów. Wysyłasz mailing z własnej domeny, przez własny serwer pocztowy. Pomijam na razie fakt, że usługodawcy hostingowi nie pozwolą Ci wysłać takiej ilości, ale powiedzmy że masz swój serwer dedykowany i nie masz żadnych limitów. Twój mail dociera do 20% odbiorców, a u reszty wpada do spamu, albo jest całkowicie odrzucany przez serwer. Niby baza duża, ale co z tego skoro w większości lądujesz w spamie. Co jeśli wyślesz mailing korzystając z zewnętrznego operatora specjalizującego się w usługach mailingowych, którego adresacja IP ma pod tym względem wypracowaną dobrą reputację? Może się okazać, ze ten sam mail dotrze z powodzeniem do 80% odbiorców. To bardzo uproszczony wręcz łopatologiczny przykład, ale tak to mniej więcej działa.

Czy to oznacza, że nie powinieneś wysyłać mailingów przez własny serwer? Nie, ale musisz bardzo dbać o jakość swojej listy (to nie może być lista kupiona gdzieś na bazarze w sieci), o reputację IP z którego wysyłasz i w końcu o samą treść wysyłanych wiadomości.

Prostym sposobem na przetestowanie mailingu pod względem technicznych aspektów związanych z jego dostarczalnoścą jest np. Mail Tester. Jak działa? Wejdź na stronę: https://www.mail-tester.com/ następnie skopiuj wygenerowany adres email i wyślij na niego wiadomość, np. treść planowanego mailingu. Następnie kliknij w przycisk SPRAWDŹ WYNIK i poczekaj na rezultat. Ważne abyś wysyłał tego maila dokładnie w taki sam sposób w jaki pójdzie wysyłka docelowa. Możesz sobie np. założyć osobną listę subskrybentów, na którą dodasz tylko ten jeden wygenerowany adres i puść na niego mailing.

Mail tester

W ten sposób otrzymasz zestaw informacji, który pozwoli Ci wyeliminować przynajmniej te najbardziej rażące błędy techniczne, które mogą skutkować wylądowaniem Twoich maili w spamie. Jeśli wynik jest OK możesz wysyłać.

wynik

wynik 2

Z tej metody weryfikacji warto co jakiś czas korzystać, nawet jeśli wysyłasz przez zewnętrzne systemy, które bardzo często same weryfikują jakość tego co chcesz puścić i podpowiadają co można lub trzeba poprawić.

Jak dbać o listę mailingową

Przede wszystkim zacznij od zera. Najlepiej zaplanuj całą strategię, dopnij wszystkie detale i Twórz listę od podstaw mając na niej wartościowe kontakty faktycznie zainteresowane tym co robisz. Niektórzy sądzą, że lista mailingowa im większa tym lepsza. Owszem, ale pod warunkiem że jest to lista z adresami osób realnie zainteresowanych tym co masz do zaoferowania. Gdybyś pozyskał bazę adresów gdzieś w sieci, co nie jest problemem – na razie pomijam aspekt legalności takiego działania i miałbyś powiedzmy 100 000 adresów, których właściciele nawet nie wiedzą o Twoim istnieniu, a obok bazę tysiąca adresów osób, które już Cię znają, które zapisały się na Twoją listę, których interesuje to co robisz. Uwierz mi, że ta mniejsza baza będzie miała dużo większą skuteczność, a Ty nie będziesz ryzykował reputacją swojej domeny, adresu IP czy wręcz reputacją swojej marki, nie mówiąc o tym, że ktoś może Cię za takie praktyki delikatnie mówiąc pogonić.

Jakość listy mailingowej

Właśnie dlatego powinieneś od samego początku dbać o jakość swojej listy. Ne idź na ilość ale na jakość. Stosuj dodatkową weryfikację przy zapisywaniu się na listę, czyli jeśli ktoś poda Ci swój adres poproś go o potwierdzenie subskrypcji poprzez kliknięcie w link jaki dostanie w mailu. W ten sposób od razu odsiejesz pewną część adresów np. takich gdzie ktoś zwyczajnie pomylił się robiąc literówkę. Może też być tak, że ktoś wpisze na Twoją listę mailingową mailtrapa lub po prostu nie swój adres. W takiej sytuacji weryfikacja skoryguje to zachowanie nie dopuszczając takiego adresu do listy wysyłkowej. Potem gdy będziesz wysyłał wiadomości trafisz tylko do faktycznie zweryfikowanych odbiorców, co będzie oznaczało mniej zwrotek i w konsekwencji przychylne spojrzenie operatorów usług pocztowych. Innymi słowy to jeden z czynników zmniejszających ryzyko potraktowania Cię jako spamera.

Możliwość rezygnacji

Bezwzględnie dawaj możliwość wypisania się z listy, nie utrudniaj tego. Osoba, która chce zrezygnować z subskrypcji prawdopodobnie nie jest już zainteresowana tym co robisz, a więc również pożytek z niej żaden.

Często dostaję wiadomości, gdzie nie ma możliwości wypisania się z listy. Zazwyczaj to ignoruję, bo zwyczajnie nie mam czasu na korespondowanie z nadawcą i oznaczam go w filtrach antyspamowych, ale wiele osób idzie dalej zgłaszając taką pocztę np. na listy RBL, na których pojawienie się Twojego adresu IP skutecznie przyblokuje Twoje maile i to nie tylko u tego odbiorcy, ale również u wielu innych. Utrudnianie więc rezygnacji nie ma najmniejszego sensu. Po co trzymać kogoś na siłę i tylko coraz bardziej go irytować z każdym kolejnym przesłanym mailem. Czy ktoś taki kupi Coś kiedyś od Ciebie? Ty byś kupił?

Analizuj zwrotki

Kolejny element dobrej listy mailingowej. Wiele osób z różnych powodów zmienia swoje adresy email, niektóre są od razu usuwane i przestają fizycznie istnieć, inne pozostają same sobie i z czasem zapełniają się po brzegi nie dopuszczając żadnych nowych wiadomości. Z kolei inne mogą być po prostu błędnie zapisane (wspomniałem np. o literówkach). W każdej z tych sytuacji serwer pocztowy odeśle Ci zwrotkę z informacją o tym, że dany adres email nie istnieje lub o tym że jest przepełniony. Nie usuwając z listy mailingowej takich martwych adresów może się za jakiś czas okazać, że znaczna ich część w Twojej bazie to widma, a im będzie ich więcej, a Ty cały czas będziesz próbował wysyłać na nie wiadomości, to w końcu odbije się to także na reputacji Twojej domeny czy adresu IP u operatorów poczty elektronicznej i znowu zaczniesz lądować w spamie.

Oczywiście nie zmuszam Cię do ręcznej analizy takich zwrotek. Przyzwoite narzędzia do mailingu mają w standardzie obsługę zwracanych maili, a Ty w ich konfiguracji możesz zdecydować co z nimi robić. Np. jeśli adres email nie istnieje możesz go automatycznie usunąć z listy.

Te trzy elementy wymienione powyżej czyli proces zapisywania się na listę, umożliwienie łatwego wypisania się z listy i w końcu automatyczna analiza zwrotek na podstawie której będą eliminowane adresy nieistniejące lub martwe, to najważniejsze punkty związane z optymalizacją mailingu i minimalizacją ryzyka potraktowania Cię jako spamera.

Narzędzia do mailingu

Wspomniałem o tym, że pracowałem na wielu rozwiązaniach i to co mogę Ci podpowiedzieć to to, że powinieneś przetestować kilka z nich, aby ostatecznie dobrać takie, które będzie dla Ciebie z jednej strony skuteczne, bo to najważniejszy aspekt, z drugiej zaś nie przysporzy Ci zbyt wielu problemów związanych z wdrożeniem i obsługą. Jeśli dobrze pamiętam, to moim pierwszym zewnętrznym systemem do mailingu był MailChimp.

MailChimp

mailchimp

W wersji darmowej możesz obsługiwać maksymalnie 2000 subskrybentów wysyłając do nich do 12 000 maili w ciągu miesiąca. Wersje płatne zaczynają się od bazy 500 subskrybentów, ale za to bez limitu wysyłanych do nich wiadomości. MailChimp to jeden z najbardziej rozpoznawalnych brandów jak chodzi o systemy do obsługi mailingu na świecie więc bez wątpienia jest to jeden z graczy, któremu śmiało możesz się przyjrzeć.

Active Campaign

ActiveCampaign

 

Prawdziwy kombajn. W mojej ocenie topowe narzędzie dające olbrzymie możliwości automatyzacji i planowania procesów z tym związanych jednak nie należy do najtańszych. W podstawowym planie przy bazie 1000 adresów trzeba będzie zapłacić miesięcznie 29 dolarów czyli ponad 100 zł. Narzędzie jest też dość złożone i wykorzystanie jego potencjału wymaga nieco zaangażowania. Jeśli stać Cię na taki wydatek i wiesz, że będziesz w stanie wykorzystać oferowane przez AC możliwości na pewno warto je wdrożyć. Odpłaci się wynikami.

SendinBlue

sendinblue

 

Kolejne interesujące rozwiązanie do email marketingu, ale także do SMS marketingu. Cenowo wypada bardzo przyzwoicie. Jest tu także dostępna wersja bezpłatna umożliwiająca wysyłkę 300 maili w ciągu doby. Wersja płatna, gdzie możesz wysłać do 40 000 maili w ciągu miesiąca bez limitu ilości kontaktów, to koszt na poziomie 19 dolarów miesiecznie. Tu także można planować rozbudowane strategie email marketingu opartego na procesach automatyzacji. Narzędzie bardzo wygodne i dość intuicyjne. Pracując na nim w zasadzie nie miałem zastrzeżeń, także śmiało mogę polecić do przetestowania.

GetResponse

getresponse

 

Tu na pewno ucieszy Cię fakt, że interfejs jest w języku polskim. Nie jest to system tak rozbudowany jak Active Campaign czy nawet SendinBlue, ale także umożliwia Ci skuteczne prowadzenie email marketingu. Na pewno narzędzie cechuje duża intuicyjność w porównaniu do poprzedników, więc bez większych problemów powinieneś sobie poradzić z wdrożeniem drzewa automatyzacji poszczególnych kampanii. Ceny zaczynają się od 50 zł miesięcznie za możliwość obsługi bazy mailingowej do 1000 kontaktów.

FreshMail

freshmail

 

Podobnie jak GetResponse to także propozycja z naszego rodzimego podwórka. Nie jest może bardzo rozbudowane w kontekście procesów automatyzacji i tworzenia rozbudowanych kampanii, ale bez wątpienia automatyzację wdrożysz i będzie działać sprawnie. Cena zaczyna się analogicznie jak w przypadku GetResponse od 50 zł miesięcznie za bazę 1000 odbiorców.

Przyjrzyj się tym rozwiązaniom, a jeśli to dla Ciebie za mało znajdziesz dziesiątki innych, np: Sendloop, AWeber, ConvertKit, Emma, Contactually, HubSpot, Campaign Monitor, itd. Wybór jest więc bardzo szeroki, co paradoksalnie wcale nie ułatwia zadania :)

Inne rozwiązania

Rekomenduję Ci wybór któregoś z narzędzi opisanych powyżej, ale jak zwróciłeś uwagę są to narzędzia do email marketingu udostępniane przez zewnętrznych dostawców. Są tego zalety jak np. brak konieczności  doglądania aplikacji – to leży po stronie operatora, a także zazwyczaj dostarczalność maili jest większa bo czuwa nad tym sztab specjalistów monitorujących reputacje adresów IP i odpowiednio reagujących w sytuacjach kryzysowych. Można jednak skorzystać z innych rozwiązań np. hostowanych na własnym serwerze.

Mautic

Mautic

 

To chyba najpopularniejsze narzędzie do automatyzacji email marketingu dostępne na zasadzie wolnej licencji. Oznacza to że nie ponosisz opłat za korzystanie z tego oprogramowania, ale uwaga w przypadku Mautica utrzymanie go na zwykłym koncie hostingowym  nawet jeśli serwer SMTP będzie zewnętrzny może być kłopotliwe z uwagi na konsumpcję zasobów obliczeniowych serwera. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba celować przynajmniej w VPS’a, a to tak czy siak oznacza koszty od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Plusem jest to, że nie masz limitów ani na wysyłkę ani na wielkość bazy mailingowej, co w przypadku dużych baz może okazać się ekonomicznym rozwiązaniem, nawet gdybyś za utrzymanie serwera i administrację musiał płacić kilkaset złotych miesięcznie .

Ciekawe rozwiązanie aczkolwiek trochę toporne w porównaniu do wyżej wymienionych. Niemniej tu także można skutecznie poprowadzić listę mailingową i odpowiednio zautomatyzować procesy kampanii.

MailPoet

mailpoet

 

Z kolei użytkownikom WordPress’a, zwłaszcza blogerom, polecam przyjrzeć się wtyczce MailPoet. W wersji darmowej umożliwia obsługę bazy 2000 subskrybentów. Można wysyłać wiadomości przez własny serwer pocztowy (raczej odradzam jeśli nie jesteś doświadczony i korzystasz z tradycyjnego hostingu) i nic nie płacić za wysyłkę lub przez serwery producenta i wówczas opłaty zaczynają się od 10 dolarów miesięcznie.

Proste intuicyjne narzędzie umożliwiające wprowadzenie podstawowych mechanizmów automatyzacji, a to co akurat mi się najbardziej w nim podoba, to możliwość wysyłania automatycznych informacji o nowych artykułach na blogu. Swojego czasu korzystałem z takiej opcji w GetResponse, ale w MailPoet jak dla mnie ten mechanizm działa znacznie lepiej. Odnośnie tej wtyczki przygotuję odrębny artykuł. Jeśli chcesz zobaczyć jak działa możesz pod artykułem zapisać się na listę subskrybentów mojego bloga. W odpowiedzi otrzymasz mały bonus :)

Podsumowanie

Email marketing przeżywa swoją drugą młodość. Kiedyś stłamszony przez fale spamu dziś podnosi się niczym Feniks z popiołów jednak już całkiem odmieniony, silniejszy i skuteczniejszy. To ważny element aktywności marketingowej w Internecie, z którego także Ty powinieneś korzystać w sposób aktywny, przemyślany i rozsądny. Twoją skuteczność podniosą dostępne na rynku narzędzia, dzięki którym budowanie pozytywnego wizerunku siebie lub Twojej firmy będzie łatwiejsze i bardziej efektywne.

Ludzie wciąż korzystają z poczty email pomimo, że nie jeden wróżył jej koniec na kanwie rosnącej popularności mediów społecznościowych i ich komunikatorów. Pytanie jednak czy każdy kto użytkuje Internet ma swój profil np. na Facebooku, Google+ czy Twitterze? Oczywiście, że nie i nigdy tak nie będzie. Natomiast adres email ma praktycznie każdy i każdy z nas z niego korzysta. Tu potencjał się nie kończy, trzeba go tylko nauczyć się dostrzegać i umiejętnie wykorzystać.

Jeśli właśnie jesteś na etapie zakładania swojej strony internetowej, to lista mailingowa powinna być jednym z jej elementów już od samego początku. Jeśli stronę już masz od jakiegoś czasu, a lista mailingowa to dla Ciebie tylko puste hasło, zmień ten stan rzeczy. Z czasem to zaprocentuje.

Lista mailingowa – jak ją założyć i jak o nią dbać aby była skuteczna
5 (100%) głosów: 6

Udostępnij na Facebooku
Udostępnij na Twitterze

UDOSTĘPNIJ TEŻ W INNYCH MIEJSCACH

Autor

Krzysztof Wojteczko

Krzysztof Wojteczko

Szkoleniowiec, miłośnik nowych technologii, WordPress'a i wszystkiego co ma związek z marketingiem internetowym. Swoją pierwszą stronę stworzył w 1996 roku.

Dołącz do dyskusji

Centrum Ustawień Prywatności